Strukturierte Betreuung trotz Personalengpässen sichern

Vorausschauende Planung statt Spontaneinsatz

Montagmorgen, das Telefon klingelt: Eine Kollegin meldet ihr krankes Kind, kurz darauf folgt eine weitere Krankmeldung. Diese Situation gehört zum Berufsalltag in der Seniorenbetreuung. Doch statt reiner Improvisation braucht es Systeme, die auch bei Personalausfällen tragfähig bleiben. Ein gutes Ausfallkonzept beginnt nicht erst beim Ausfall, sondern bei der ehrlichen Analyse der Nettoarbeitszeit. „Wer nur mit Bruttowerten plant, navigiert sein Team wie mit einer beschlagenen Windschutzscheibe durch den Berufsalltag“, erklärt Qualitätsexpertin Nicole Böldt.

Als bewährtes Werkzeug empfiehlt sich die Tourenplanung – nicht nur in der Pflege, sondern zunehmend auch in der sozialen Betreuung. Sie schafft Übersicht, fördert Gerechtigkeit im Team und macht Arbeit sichtbar. Ergänzend sollten Rückkehrgespräche nicht als Pflichtübung abgehakt, sondern als Gelegenheit zur echten Begegnung genutzt werden. Auch ein funktionierendes BEM-Verfahren ist Teil einer wertschätzenden Unternehmenskultur.

Gruppe vor Einzel – eine Frage der Fairness

Bei Personalausfällen tendieren Betreuungskräfte oft dazu, nur Einzelangebote durchzuführen. Dies erscheint zunächst flexibel, doch bei genauerer Betrachtung werden dabei viele Bewohner:innen vernachlässigt. Was geschieht mit jenen, die sich auf das Kegeln, das Gedächtnistraining oder den Gartennachmittag gefreut haben? Gruppenangebote sind das Rückgrat einer Sozialen Betreuung, die allen gerecht werden muss. Sie fördern Gemeinschaft, geben Struktur und erreichen mit einem Einsatz viele Menschen.

Daher gilt bei Personalengpässen: Gruppenangebote haben Priorität. Einzelangebote können verschoben, gekürzt oder mit der Pflege abgestimmt werden. Um diese Entscheidungen fundiert treffen zu können, empfiehlt sich eine vorherige Teilanalyse: Welche Bewohner:innen benötigen zwingend Einzelbetreuung? Wie können diese in der Planung sichtbar gemacht werden? Existiert eine Rückstell-Liste für ausgefallene Angebote?

Das Vier-Phasen-Modell als Kompass

Ein klares Phasenmodell gibt dem Team Orientierung im Ausnahmefall:

• Phase 1 – Normalbetrieb: Alle geplanten Einzel- und Gruppenangebote finden statt. Die Tourenplanung wird vollständig umgesetzt. Es bleibt Zeit für Abstimmungen, Reflexion und reguläre Besprechungen.
• Phase 2 – Ein Ausfall: Gruppenangebote erhalten jetzt Priorität. Einzelangebote werden, soweit möglich, verschoben oder gekürzt. Die Teilnahme an Besprechungen entfällt zugunsten der direkten Betreuungsarbeit. Die Dokumentation wird auf das Funktionale reduziert.
• Phase 3 – Zwei Ausfälle: Die Betreuung konzentriert sich auf wenige, zentrale Gruppenangebote. Angebote mit niedriger Priorität entfallen komplett. Einzelangebote finden nicht statt. Wenn möglich, werden Mitarbeitende aus anderen Wohnbereichen unterstützend eingebunden.
• Phase 4 – Kritische Unterbesetzung: Nur noch das Wesentliche zählt. Gruppenangebote finden direkt im Wohnbereich statt, oft kombiniert mit Alltagsaktivitäten. Die Dokumentation wird minimal gehalten. Soziale Betreuung konzentriert sich auf Präsenz, Kontakt und Sicherheit. Enge Kooperation mit der Pflege ist jetzt entscheidend.

Pflege als Partnerin einbinden

Der Erfolg des Phasenmodells hängt maßgeblich von der Zusammenarbeit mit der Pflege ab. „Es ist kein Zufall, dass dort, wo Pflege und soziale Betreuung Hand in Hand arbeiten, die Bewohnerinnen und Bewohner zufriedener sind“, betont Böldt. Räumliche Nähe zwischen Betreuungs- und Pflegeteams fördert das gegenseitige Verständnis. Einreibungen, Waschrituale oder Sinnesanregungen können von der Pflege übernommen werden, wenn eine klare Kommunikation und gemeinsame Verantwortung etabliert sind.

Um im Ernstfall souverän zu handeln, empfiehlt es sich, das Phasenmodell regelmäßig zu üben und nach jeder Krisensituation gemeinsam zu reflektieren. Denn wer vorbereitet ist, kann auch bei Personalausfällen Ruhe ausstrahlen und dafür sorgen, dass die Bewohner:innen weiterhin die Struktur und Zuwendung erhalten, die sie benötigen.

Mehr dazu lesen Sie in der aktuellen Aktivieren. Weitere Ideen für konkrete Betreuungsangebote in der Gruppe finden sich in der Ideendatenbank des Portals AktivierenPlus. Der Zugang ist mit dem Abonnement der Zeitschrift bereits im Preis integriert und nach einmaliger Registrierung unbegrenzt möglich.

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